Las reuniones de trabajo se han convertido en una parte más de la rutina profesional. Son cada vez más los ejecutivos que pasan una parte considerable del día reunidos en salas con compañeros, recibiendo visitas de proveedores o visitando a clientes. Sin embargo, estas reuniones sólo son eficientes cuando alguien ha invertido tiempo en organizarla y concretar objetivos y prioridades. Cosa que no siempre ocurre así. Con una simple preparación y estructura la eficiencia de una reunión puede aumentar notablemente.
Es por ello, que desde aquí queremos darte algunos consejos:
Evita poner reuniones fuera del horario de trabajo
Muchas reuniones serán urgentes e imprevisibles, y tal vez tendrán que ser realizadas fuera del horario laboral. Sin embargo, las reuniones que puedan ser agendadas y preparadas con anticipo debe concentrarse dentro del horario de trabajo. Aunque el equipo pueda ser proactivo, enérgico y dedicado, siempre queda la sensación de esperar el fin de la reunión para regresar a casa. Esto solamente causaría que algunos participantes busquen la solución más rápida, y no la mejor.
Escoge el ambiente adecuado
El local y ambiente de la reunión son factores determinantes para su desarrollo. El local debe ser bien iluminado. Si necesitas apagar la luz para una presentación, hazlo en el menor tiempo posible, porque de otra forma se causará un efecto de relajamiento en el grupo. La temperatura debe ser, de preferencia, un poco baja. No para que todos pasen frío, pero hay que tener el cuidado porque temperaturas tibias también causan relajamiento. Escoge preferentemente hacerlas entre las 9 y las 12 de la mañana.
Elabora un esquema con los puntos a tratar
El enfoque que le des a la reunión es una de las características más importantes de una reunión eficiente. Al distribuir a los participantes una lista de los temas que serán tratados, estarás dando el primer paso para evitar dispersiones y asuntos fuera del contexto de la reunión.
Si se informa con anticipación los temas que se discutirán, los asistentes llegarán más preparados al encuentro y con distintas ideas para proponer
Prepara a los participantes
Informa a los participantes del tiempo que durará la reunión, así como si han de llevarse algo preparado, ya que el tiempo de la reunión no debe ser usado para la lectura de un documento que ya podría haber sido distribuido o una explicación de un tema que ya estaba disponible previamente.
Escoge alguien para redactar el acta
La minuta no debe ser escrita por el líder de la reunión. Esto solamente haría que todos se quedaran esperando a los momentos que la persona escribe. Además, es importante tener un modelo predefinido para la minuta, considerando que serán registrados pendientes, decisiones, responsabilidades y plazos.
Los temas no han de mezclarse
Hay que evitar que la agenda sufra modificaciones En principio, la agenda no tendría que ser modificada bajo ningún concepto. Hay que evitar que esto pase a toda costa. Además tendremos que ejercer de moderadores, para que los participantes no hagan conversaciones paralelas ni saquen discusiones que no estén relacionadas con el tema a tratar. En caso de que fue necesario discutir otro tema, modifica la agenda y pide a todos que esperen el momento correcto para tratarlo.
Controla el tiempo
Después de algún tiempo dentro de una sala de juntas, las personas empiezan a perder la concentración. Reuniones largas debe de tener pausas programadas y seguidas. Si la agenda de la reunión define un tiempo para cada tema, estos horarios deben ser seguidos. Si están gastando mucho tiempo con una discusión interminable, propón continuarla posteriormente y pasar al tema siguiente (esto permitirá que los participantes vuelvan al tema con la cabeza más fresca). Estas acciones de control del tiempo ayudarán mucho a mantener el enfoque y eficiencia en la reunión.
Esperamos haberte ayudado.
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